Règlement d’Ordre Intérieur de l’ASBL

Lëtzebuerger Guiden a Scouten Don Bosco Houwald

Chapitre I – Dispositions générales

1. Le présent règlement complète les statuts de l’ASBL et précise les règles pratiques de fonctionnement.
2. Il s’applique à tous les membres de l’association.
3. Toute adhésion à l’association implique l’acceptation du présent règlement.

Chapitre II – Protection des mineurs et droit à l’image

4. L’Association s’engage à offrir un environnement sûr pour les enfants, adolescents et jeunes adultes.
5. Toute photo ou vidéo de mineur ne peut être publiée qu’avec l’accord écrit préalable des parents ou tuteurs légaux.
6. Les responsables veillent au respect de la vie privée et de la dignité des membres.

Chapitre III – Organisation interne

7. Le Grupperot est une réunion consultative qui rassemble les chefs de branches ainsi que des représentants du Conseil d’administration.
8. Il a pour objectif de permettre aux chefs de branches de participer aux décisions de l’Association et de proposer des activités.
9. Le Grupperot peut se tenir en présentiel ou par visioconférence.
10. Tous les membres du Conseil d’administration exerçant également une fonction de chef de branche doivent prendre part aux Grupperot, qui se tiennent régulièrement.
11. En cas d’empêchement, le membre concerné doit informer au préalable un autre membre du Conseil d’administration.
12. La désignation des chefs de branche est décidée par le Conseil d’administration, qui valide ou non chaque nomination.
13. Les avis et propositions du Grupperot sont transmis au Conseil d’administration, qui en tient compte dans ses décisions.

Chapitre IV – Organisation des branches et activités

14. Chaque branche est encadrée par un ou plusieurs chefs de branche, responsables devant le Conseil d’administration.
15. Au début de chaque année scoute, lors du premier Grupperot, les responsables de branches, en concertation avec le Conseil d’administration, fixent le nombre maximum de membres adhérents pour chaque branche.

    Ce nombre est déterminé en fonction du nombre de chefs disponibles, afin de garantir la sécurité, la qualité pédagogique et le bon encadrement des jeunes.

Chapitre V – Aspects financiers et comptabilité

16. Chaque branche dispose d’un compte bancaire géré conjointement par un chef de branche et le trésorier de l’ASBL.
17. Le trésorier a accès à l’ensemble des comptes de l’Association.
18. Tous les documents justificatifs (factures, tickets, bons, notes de frais) doivent accompagner toute dépense ou virement, sans exception, et être archivés au siège de l’Association pendant dix (10) ans.

    Les justificatifs peuvent être conservés au format papier ou au format numérique, pour autant que la version digitale soit lisible, complète et conforme aux exigences légales en matière d’archivage.

19. Toute dépense relative à du matériel ou à des investissements concernant le compte général du groupe d’un montant égal ou supérieur à mille euros (1000 €) doit être discutée au sein du Conseil d’administration, si celui-ci est disponible, et validée à la majorité des membres du Conseil d’administration présents ou représentés.
20. Chaque chef de branche est responsable de la gestion des dépenses effectuées sur le compte bancaire de sa branche.

    Toutes les dépenses doivent être justifiées par des pièces comptables valables (factures, reçus, notes de frais), en format papier ou numérique, et transmises au Trésorier pour archivage.

    Toute dépense relative à du matériel ou à des investissements d’un montant égal ou supérieur à cinq cents euros (500 €) doit faire l’objet d’une demande auprès du Conseil d’administration. Si celui-ci peut être réuni, la dépense doit être approuvée avant exécution et validée à la majorité des membres présents ou représentés.

Chapitre VI – Sécurité et comportement

21. La participation aux activités implique le respect des consignes données par les responsables.
22. Tout comportement de violence, harcèlement, discrimination ou mise en danger entraîne des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à l’exclusion.
23. La consommation d’alcool est interdite pour les mineurs.
24. La consommation de drogues ou substances illicites est strictement interdite.

Chapitre VII – Utilisation du chalet et des infrastructures

25. Le chalet est mis à disposition de l’Association par l’ASBL Frënn vun den Houwalder Guiden a Scouten a.s.b.l., gestionnaire officiel du bâtiment.
26. Chaque utilisateur doit respecter les lieux, veiller à la propreté et signaler toute dégradation.
27. Les réparations, travaux et aménagements sont organisés et coordonnés par l’ASBL Frënn vun den Houwalder Guiden a Scouten a.s.b.l., en collaboration avec le Conseil d’administration.
28. L’Association s’engage à soutenir les efforts de l’ASBL gestionnaire et à sensibiliser ses membres au respect des infrastructures.

Chapitre VIII – Dispositions finales

29. Le présent règlement peut être modifié par l’Assemblée générale à la majorité des deux tiers des membres effectifs présents ou représentés.
30. Il entre en vigueur dès son adoption et est communiqué à l’ensemble des membres et des parents des mineurs.

Fait à Howald, le 1er octobre 2025